FAQ: Rechten en plichten online inzage


Inhoud en reikwijdte online inzage

1. Mag ik een vergoeding vragen voor het verstrekken van een elektronisch afschrift van het dossier/PDF- bestand?

Nee, de AVG (de Europese Privacywet)  bepaalt dat u een kopie kosteloos moet verstrekken. Dit geldt ook voor een kopie in de vorm van een PDF- bestand.

Kanttekening:
Wel mag u een redelijke vergoeding vragen voor elke extra kopie. In de AVG staat niet wat onder een redelijke vergoeding volstaat. De Autoriteit Persoonsgegevens biedt hiervoor evenmin een richtlijn.

Ook als er sprake is van buitensporig gebruik van het recht, mag u administratieve kosten in rekening brengen. In die situatie is het in uitzonderlijke gevallen zelfs toegestaan een verzoek te weigeren, bijvoorbeeld als het gaat om zeer frequente verzoeken. Het is aan u om de buitensporigheid van het verzoek te onderbouwen. In geval van weigering van een kopie moet u de patiënt wijzen op de mogelijkheid om een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen.

2. Binnen welke termijn moet ik voldoen aan een verzoek tot afgifte van een elektronisch afschrift van het dossier?


Het formele antwoord is één maand. De Wet Aanvullende Bepalingen Verwerking Persoonsgegevens in de zorg bevat geen concrete termijn, maar bepaalt slechts dat met redelijke tussenpozen op verzoek een elektronisch afschrift ( c.q. elektronisch inzage in) van het dossier moet worden verstrekt. De AVG kent voor de uitoefening van het recht op een kopie en inzage een termijn van één maand, waarbij in bepaalde gevallen om verlenging kan worden gevraagd.

In de praktijk is het aan te raden om binnen één maand aan het verzoek te voldoen, zeker als de patiënt aangeeft eerder een kopie nodig te hebben.

3. Wat mag/ moet ik doen als een patiënt om een PDF-bestand van zijn dossier vraagt om dit te verstrekken aan de UWV, verzekeringsmaatschappij, gemeente of andere instantie?

Een patiënt heeft recht op een kopie van zijn dossier ongeacht het doel waarvoor hij het dossier wil gebruiken. Bij verstrekking van het dossier aan genoemde instanties (die geen zorgaanbieder zijn) verkrijgen deze veel meer informatie dan zij nodig hebben, bijvoorbeeld voor de beoordeling van de arbeidsongeschiktheid van een patiënt, behoefte aan een gemeentelijke voorziening of de bepaling van de letselschade ten gevolge van een verkeersongeluk. Door meer gegevens te vragen dan nodig  is, handelen deze instanties in strijd met het uitgangspunten van de AVG en Uitvoeringswet AVG. Daarbij is het de vraag of patiënten in vrijheid het dossier afstaan en de gevolgen hiervan kunnen overzien.

Het gebruik van het dossier voor andere doelen dan de zorg kan effect hebben op de informatieverstrekking van patiënten aan u. Ook kan het zijn dat zij met het oog op mogelijk gebruik van het dossier door instanties, u verzoeken om bepaalde gegevens uit het dossier te verwijderen.

In lijn met de - richtlijn Omgaan met medische gegevens KNMG ( Paragraaf 1.1.) is het advies om de patiënt erop te wijzen dat het dossier bedoeld is voor de zorg en niet voor gebruik voor financiële of juridische doelen én dat het verstrekken van het gehele dossier aan een instantie niet past bij deze doelen. U kunt de patiënt het advies geven om de instantie te laten aangeven welke specifieke gegevens deze nodig heeft. Uiteraard moet u er voor waken dat u niet de rol van belangenbehartiger op u neemt, bijvoorbeeld als een patiënt in een discussie met de instantie terechtkomt. In dat geval zal u een patiënt moeten wijzen op hulp van het Juridisch loket, een vakbond of andere organisaties.

Als u vaak te maken krijgt met verzoeken van patiënten om een PDF- bestand voor verstrekking aan een instantie, kunt u op uw website voorlichting geven om patiënten bewust te maken van hun positie (eventueel verwijzen naar site OPEN).

4. Mag ik een verzoek tot online inzage weigeren of online inzage tijdelijk stopzetten?


Ja, een patiënt heeft geen recht op online inzage. Wel past het bij de behandelrelatie om alleen online inzage te weigeren of stop te zetten, als naar uw oordeel het belang van de zorg aan de patiënt zwaarder moet wegen dan het belang van online inzage: bevordering van transparantie en regie van de patiënt. Voorbeelden hiervan zijn situaties, waarin u het gezien de kwetsbaarheid van de patiënt schadelijk of risicovol acht, als hij online kennisneemt van (bepaalde gegevens uit) zijn dossier.

U doet er in deze situaties goed aan eerst aan de patiënt uitleg te geven over de redenen voor de weigering, stopzetting of beperking van de online inzage. Ook is het van belang om een verslag van dit gesprek in het dossier op te nemen. 

5. Kan een patiënt bij online inzage ook de persoonlijke werkaantekeningen inzien?


Nee, persoonlijke werkaantekeningen behoren niet tot het medisch dossier. Deze aantekeningen zijn bedoeld voor de eigen voorlopige gedachtevorming, zoals indrukken en vermoedens. Dus voor persoonlijk gebruik door u en niet door collega’s of medewerkers uit uw praktijk. Als anderen inzage hebben in uw aantekeningen, kunnen zij niet als persoonlijke werkaantekeningen worden beschouwd en behoren zij tot het medisch dossier. Het is dus belangrijk dat uw HIS erin voorziet dat u deze werkaantekeningen kunt opslaan en bewaren, zonder dat anderen daar inzage in hebben.

NB: Zodra gegevens van belang zij voor de goede zorgverlening aan de patiënt, moeten zij in het medisch dossier worden opgenomen (zie ook paragraaf 6.3 KNMG- richtlijn Omgaan met medische gegevens).  

Het is niet toegestaan informatie, die u niet wilt delen met de patiënt of zijn vertegenwoordiger, te verwerken in persoonlijke werkaantekeningen. Vaak biedt de wet u in deze gevallen de mogelijkheid om gegevens weg te laten uit het dossier/ af te schermen voor de patiënt of diens vertegenwoordiger vanwege de bescherming van de privacy van derden respectievelijk goed hulpverlenerschap.

6. Is het vanwege de online inzage toegestaan om informatie in de S-regel te noteren in plaats van de E- of P-regel, bijvoorbeeld ter bescherming van de privacy van derden of als ik inzage schadelijk vind voor de patiënt?


Nee, door informatie in een andere regeling op te nemen handelt u in strijd met het doel van het primaire doel van het dossier, namelijk het borgen van de kwaliteit en continuïteit van de zorg. Met name voor anderen, die het dossier inzien voor de zorg, kan door deze wijze van noteren verwarring ontstaan met alle risico’s van dien. U kunt in deze situatie wel er voor kiezen om de betreffende gegevens niet via online inzage met de patiënt te delen.

NB het is af te raden om privacy- gevoelige informatie op te nemen in het dossier van de derde in plaats van dat van de patiënt. Omdat de informatie van belang is voor de zorg aan de patiënt, hoort deze thuis in zijn dossier.

7. Ik ben huisarts van kindje van 4 jaar. De ouders zijn gescheiden en hebben beiden het gezag. Zij willen beiden online inzage in medische gegevens van het kind. Hebben ze daar recht op?


Ouders met gezag over patiënten van 12 jaar of jonger, hebben beiden en onafhankelijk van elkaar een recht op elektronische inzage in het dossier van hun kind. Dat betekent dat u aan hen beiden op hun verzoek online inzage in het dossier van hun kind mag geven.

8. Een jongen van 11 jaar zie ik regelmatig met klachten, waaronder buik- en hoofdpijn, die vermoedelijk verband houden met een loyaliteitsconflict in een vechtscheidingssituatie. Vader en moeder beschuldigen elkaar in contacten met mij van gedrag, dat schadelijk is voor hun zoon. Ouders maken gebruik van online inzage en vragen ook geregeld om een PFD-bestand van het volledige dossier. Mag ik de ene ouder online inzage geven in informatie, die de andere ouder heeft verstrekt? En ,in geval van een PDF-bestand, deze informatie hierin opnemen?

Er gelden in deze situatie zowel voor de online inzage als het verstrekken van een PDF- bestand twee beperkingen:

a. U mag geen informatie van de ene ouder verstrekken aan de andere ouder, als u door het verstrekken van deze informatie de privacy van eerstgenoemde zou schaden.

  1. U mag geen informatie verstrekken aan ouders, ongeacht de herkomst, als deze informatieverstrekking schadelijk is voor de zorg of het belang van het kind, ofwel in strijd zou zijn met goed hulpverlenerschap.

Het advies is bij alle door een ouder verstrekte informatie na te gaan of kennisname hiervan door de andere ouder de privacy van eerst genoemde zou schaden. In een vechtscheidingssituatie is dit al snel het geval. Dit is in elk geval aan de orde als deze ouder expliciet heeft aangegeven dat deze informatie niet zonder zijn/ haar toestemming met de andere ouder mag worden gedeeld.

Ten aanzien van de tweede beperking geldt dat gezien het loyaliteitsconflict met de jongen besproken wordt wat wel en niet gedeeld wordt met de ouders. Dit om er voor te zorgen dat hij zij zich ten opzichte van de huisarts vrij en veilig voelt om alles te zeggen, zonder angst dat de informatie bij de ouders terechtkomt. Het is uiteindelijk aan u te bepalen of goed hulpverlenerschap zich verzet tegen het verstrekken van inzage of een afschrift aan de ouders. 

9. Ik ben huisarts van een thuiswonende patiënt met dementieel beeld van wie dochter mentor is. Zij heeft online inzage in het dossier. Zij is overbezorgd en vindt dat ik een te afwachtend beleid voer. Na ieder consult vraagt zij om aanpassing van het dossier. Mag ik de online inzage stopzetten?


Ja, een vertegenwoordiger heeft geen recht op online inzage. Dus u mag de online inzage stopzetten, beperken of zelfs weigeren. Hiervoor geldt net als bij het stopzetten van online inzage door een patiënt (zie bij antwoord op vraag 4) dat u dit alleen doet, als naar uw oordeel het belang van de zorg aan de patiënt zwaarder moet wegen dan het belang van online inzage.

U doet er in deze situaties goed aan eerst aan de vertegenwoordiger uitleg te geven over de redenen voor de weigering, stopzetting of beperking van de online inzage. Ook is het van belang om een verslag van dit gesprek in het dossier op te nemen. 

10. Een patiënt vraagt om aanpassing van mijn verwijsbrief aan een medisch specialist, omdat er volgens hem onjuistheden in staan. Ik vind dat de in brief vermelde informatie juist is en relevant voor de zorg door de medische specialist. De patiënt verzoekt mij vervolgens de verwijsbrief uit het dossier te verwijderen als ik deze niet aanpas. Ook wil hij dat ik in dat geval de medisch specialist verzoek de brief te vernietigen.

Als er geen sprake is van feitelijke onjuistheden in uw verwijsbrief, komt de patiënt geen recht op rectificatie toe. Wel zult u moeten voldoen aan zijn verzoek om de brief uit het dossier te halen. Tenzij er sprake is van een uitzondering op het vernietigingsrecht, zoals bij concrete aanwijzingen voor een klacht of claims of als vernietiging in strijd is met goed hulpverlenerschap.

U hoeft niet te voldoen aan de eis om de brief in te trekken. De patiënt kan wel aan de medisch specialist vragen om de brief uit diens dossier te verwijderen.

Het is belangrijk na te gaan, waarom de patiënt dit vraagt. Zo kan het zijn dat de patiënt bang is dat uw  brief tot gevolg heeft dat de medisch specialist een bepaald onderzoek niet noodzakelijk acht. In dat geval zou u de patiënt kunnen adviseren zijn zorg uit te spreken tegenover de medisch specialist. Eventueel kunt u ook een aanvullende brief aan de medisch specialist toesturen.

11. Ik heb op verzoek van een patiënt gegevens uit zijn dossier verwijderd. Daarbij heb ik verzoek tot vernietiging conform het advies van de KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens bewaard in een apart bestand buiten het dossier. Hoe lang moet/mag ik dit verzoek bewaren? 

Omdat de brief buiten het medisch dossier wordt bewaard, is de WGBO hierop niet van toepassing. Wel geldt de AVG. Deze bepaalt dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard als noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens verwerkt worden. In dit geval wordt het vernietigingsverzoek bewaard voor het geval u de vernietigde gegevens nodig heeft voor een verweer tegen een klacht of een claim en moet kunnen aantonen dat u deze niet meer heeft als gevolg van de vernietiging op verzoek van de patiënt. De termijn voor het indienen van een tuchtklacht is 10 jaar. De vordering tot betaling van een schadevergoeding meestal na 5 jaar, maar in bepaalde gevallen na 20 jaar. Het is daarom verdedigbaar dat u het vernietigingsverzoek 20 jaar bewaart, vanaf het moment van vernietiging.

12. Een patiënt met online inzage vraagt na ieder consult om wijzigingen aan te brengen in de E- P- regels. Daarnaast verzoekt hij vaak om een PDF-bestand van zijn dossier. Na ontvangst hiervan vraagt hij mij ook de S- en O-regels aan te passen. Als ik weiger zijn verzoeken tot aanpassing in te willigen, dreigt patiënt mij met een verzoek tot vernietiging. Het gedrag van de patiënt kost niet alleen veel tijd ik voel me ook belemmerd in het verlenen van zorg, doordat ik in mijn dossiervoering en in de communicatie met patiënt  steeds op mijn hoede moet zijn. Welke stappen kan ik zetten om er voor te zorgen dat ik in deze situatie de regie houd? En wat kan ik doen, als deze niet het gewenste effect hebben?

Het verdient aanbeveling om voor situaties als deze met de patiënt afspraken te maken over de communicatie over het dossier om de relatie werkbaar te houden en de kwaliteit van het dossier te borgen. Voordat u afspraken maakt, is van belang met de patiënt stil te staan bij reden voor zijn verzoeken. Dan kunt u hiermee rekening houden. Als een patiënt bijvoorbeeld aangeeft dat hij geen vertrouwen in u heeft of zich niet door u gehoord voelt, dan is aandacht hiervoor een voorwaarde voor de effectiviteit van de afspraken. Een afspraak zou kunnen zijn dat de patiënt vragen over het dossier tijdens het consult stelt in plaats van aanpassingsverzoeken te mailen.

Mochten afspraken niet het gewenste effect hebben, dan is de vraag of u nog wel goede zorg kunt verlenen. In bepaalde gevallen kunt u besluiten om de behandelrelatie te beëindiging, waarbij u uiteraard de daarvoor geldende zorgvuldigheidseisen in acht moet nemen (zie Richtlijn KNMG Niet- aangaan of beëindiging behandelingsovereenkomst)